Kali ini penulis sedikit mencoba berbagi pengetahuan seputar rapat (maklum terpilih menjadi Sekretaris Panwaslu Unsri).
Berbicara tentang rapat sendiri, sesungguhnya tidaklah masuk dalam paparan ilmu hukum. Lagi-lagi penulis meminjam persepsi dari cabang ilmu sosial lain yaitu manajemen.
Di dalam manajemen, rapat sendiri dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu:
a. Rapat Paripurna, yaitu suatu rapat yang dihadiri oleh semua unsur pimpinan dalam suatu organisasi.
b. Rapat Dewan, yaitu suatu rapat yang dihadiri oleh satu badan dalam organisasi yang bersifat permanen karena kebutuhan untuk itu dinilai ada.
c. Rapat panitia, yaitu suatu rapat yang dihadiri oleh suatu badan yang dihadiri oleh beberapa pejabat yang keanggotaanya di dalam panitia didasarkan kepada jabatan (ex-officio), pengetahuan khusus, pengalaman dan keahlian. Panitia tersebut dapat bersifat permanen tetapi dapat pula bersifat ad hoc.
d. Rapat task force, yaitu suatu rapat yang dihadiri oleh sekelompok orang yang diserahi tugas untuk memecahkan suatu permasalahan tertentu.
Dalam suatu organisasi yang baik, dibutuhkan sedikit dewan, panitia, maupun task force. Ini dikarenakan apabila dewan, panitia, maupun task force banyak maka pemimpin organisasi mempunyai kurang kemampuan untuk menggerakan tingkat bawahan untuk melaksanakan tugas pokok masing-masing secara fungsional. Maka dengan kata lain, pimpinan organisasi kurang mampu untuk merumuskan:
1. tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi;
2. misi yang harus diemban oleh organisasi;
3. tugas-tugas pokok yang harus dilaksanakan organisasi;
4. tata kerja dan hubungan kerja di dalam organisasi;
5. struktur organisasi yang menggambarkan tugas pokok, tata kerja dan hubungan kerja; dan
6. kurang mampu untuk mengadakan tenaga kerja yang cakap (baik di dalam proses rekrutmen maupun dalam pengembangannya.
Pada umumnya, rapat tidaklah dapat dipergunakan untuk pengganti dari pertanggungjawaban administratif. Sebelum suatu rapat dimulai terlebih dahulu harus diperoleh keyakinan bahwa para peserta rapat secara kolektif akan mempunyai kapabilitas dan wewenang yang diperlukan untuk mengemban misi yang diserahkan kepadanya. Rapat dapat diadakan jika:
a. Para peserta yang merupakan suatu kelompok memikiki pengetahuan dan pengalaman melalui hubungan mereka denga situasi yang sama dimasa lalu, untuk memecahkan masalah, terutama jika pengetahuan dan pengalaman tersebut tidak mungkin dimanfaatkan melalui saluran administrasi yang biasa.
b. Bahan pembicaraan (subject matter) sedemikian rupa sifatnya sehingga memerlukan sumbangsih pikiran dari para peserta secara simultan sehingga dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan secara komprehensif.
c. Rapat dapat diadakan jika suatu masalah itu memerlukan penanganan secara urgen dan tidak dapat ditangani hanya melalui proses administrasi biasa.
d. Materi yang hendak disampaikan bersifat rahasia (rahasia negara maupun rahasia perusahaan) dan tidak benar apabila disalurkan melalui saluran administrasi biasa.
e. Rapat dapat diadakan apabila ada kebutuhan nyata yang mana menjelaskan sesuatu kepada para peserta rapat (terutama para pimpinan) agar mereka mengetahui dengan jelas peran apa yang diharapkan harus mereka mainkan, kapan peran tersebut dimainkan dan bagaimana memerankan peran itu, sehingga dapat berkolaborasi dengan pola kegiatan seluruh organisasi.
Di dalam kehidupan sehari-hari tentunya kaum mahasiswa akrab dengan kata rapat. Tetapi, tak banyak rapat tersebut yang berjalan dengan baik. Kebanyakan rapat justru malah memberikan kesan buruk sehingga seakan-akan rapat tersebut tidak bermanfaat. Banyak waktu yang terbuang untuk menghadiri rapat tersebut. Hal ini dianggap sia-sa karena:
a. sering rapat diadakan tanpa kriteria yang jelas atau dipahami untuk apa rapat tersebut dilakukan;
b. acara rapat sering tidak dipersiapkan dengan seksama dan apabila di dalam rapat tersebut terdapat agenda, maka pembicaraan-pembicaraan di dalam rapat sering menyimpang dari agenda yang telah ditetapkan;
c. kriteria tentang siapa yang akan diundang hadir dalam rapat tersebut masih ambigu, sehingga kerap kali menghadirkan orang yang tidak ada hubungan dengan pelaksanaan tugasnya dengan materi yang dirapatkan.
d. kuota peserta rapat pun sering tidak ditentukan sehingga dihadiri terlalu banyak orang.
e. dalam rapat, pemimpin tertinggi yang hadir sering terlalu mendominasi jalannya rapat (berbicara terlalu lama dan terlalu banyak) sehingga terkesan menjadi briefing karena yang hadir tidak diberi kesempatan untuk berbicara;
f. sering waktu pembukaan dan penutupan rapat tidak ditaati sedang para pejabat yang lebih rendah diwajibkan datang tepat pada waktunya dan baru boleh pergi apabila rapat tersebut telah selesai;
g. rapat sering diadakan tanpa adanya perencanaan waktu yang matang dan diadakan dengan mendadak.
Rapat tentunya diorganisir oleh seorang pimpinan. Untuk dapat melakukan rapat dengan baik maka pimpinan juga harus mengetahui dan mengerti cara mengorganisir rapat. Ada dua hal utama yang perlu diketahui oleh seorang pimpinan dalam mengorganisir suatu rapat. Dua hal itu adalah:
a. Persiapan-persiapan di muka.
Persiapan-persiapan di muka ini meliputi:
1) Agenda
2) Working Paper
3) Jumlah peserta rapat
4) Alat pembantu lainnya
b. Pemimpin rapat.
Pemimpin rapat yang baik adalah seseorang yang berkarakter sebagai berikut:
1) Dia harus seorang yang aktif, mampu memberikan bimbingan dengan tegas.
Sikap ini sangat dibutuhkan untuk mencegah pembicaraan yang menyimpang dari agenda dan waktu yang telah ditentukan. Untuk menjalankan hal ini tidaklah mudah karena sangat diutamakan menjaga perasaan orang yang ditegur.
2) Dia harus dapat diterima oleh seluruh peserta rapat sebagai pemimpin.
Seorang pemimpin yang dapat dikatakan pemimpin yang berkredibelitas apabila pemimpin tersebut dapat diterima sebagai pemimpin dikarenakan kemampuannya dalam bidang tugas pokok organisasi (formal leader) maupun dalam hal kemampuannya memelihara hubungan baik dengan orang lain termasuk bawahannya (informal leader).
3) Dia adalah seorang yang jika menjadi anggota dan bukan pemimpin rapat, berbicara dengan jelas dan to the point. Artinya, apabila seseorang berbicara-dan mungkin juga mendominasi pembicaraan-hanya karena dia yang menjadi pimpinan rapat, orang yang demikian tidak dapat dikatakan sebagai seseorang yang baik untuk memimpin rapat.
4) Dia harus seseorang yang mempunyai integritas.
Artinya disamping kemauan dan kerelaan untuk memberikan kesempatan sebanyak mungkin kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, pimpinan rapat perlu mempunyai sifat yang berpendirian kuat, konsekuen dalam setiap apa yang dikatakannya dan tidak mudah terombang-ambing oleh suasana sekelilingnya.
5) Mempunyai keterampilan yang tinggi serta sistematis dalam memecahkan masalah dan dalam memimpin diskusi.
1. tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi;
2. misi yang harus diemban oleh organisasi;
3. tugas-tugas pokok yang harus dilaksanakan organisasi;
4. tata kerja dan hubungan kerja di dalam organisasi;
5. struktur organisasi yang menggambarkan tugas pokok, tata kerja dan hubungan kerja; dan
6. kurang mampu untuk mengadakan tenaga kerja yang cakap (baik di dalam proses rekrutmen maupun dalam pengembangannya.
Pada umumnya, rapat tidaklah dapat dipergunakan untuk pengganti dari pertanggungjawaban administratif. Sebelum suatu rapat dimulai terlebih dahulu harus diperoleh keyakinan bahwa para peserta rapat secara kolektif akan mempunyai kapabilitas dan wewenang yang diperlukan untuk mengemban misi yang diserahkan kepadanya. Rapat dapat diadakan jika:
a. Para peserta yang merupakan suatu kelompok memikiki pengetahuan dan pengalaman melalui hubungan mereka denga situasi yang sama dimasa lalu, untuk memecahkan masalah, terutama jika pengetahuan dan pengalaman tersebut tidak mungkin dimanfaatkan melalui saluran administrasi yang biasa.
b. Bahan pembicaraan (subject matter) sedemikian rupa sifatnya sehingga memerlukan sumbangsih pikiran dari para peserta secara simultan sehingga dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan secara komprehensif.
c. Rapat dapat diadakan jika suatu masalah itu memerlukan penanganan secara urgen dan tidak dapat ditangani hanya melalui proses administrasi biasa.
d. Materi yang hendak disampaikan bersifat rahasia (rahasia negara maupun rahasia perusahaan) dan tidak benar apabila disalurkan melalui saluran administrasi biasa.
e. Rapat dapat diadakan apabila ada kebutuhan nyata yang mana menjelaskan sesuatu kepada para peserta rapat (terutama para pimpinan) agar mereka mengetahui dengan jelas peran apa yang diharapkan harus mereka mainkan, kapan peran tersebut dimainkan dan bagaimana memerankan peran itu, sehingga dapat berkolaborasi dengan pola kegiatan seluruh organisasi.
Di dalam kehidupan sehari-hari tentunya kaum mahasiswa akrab dengan kata rapat. Tetapi, tak banyak rapat tersebut yang berjalan dengan baik. Kebanyakan rapat justru malah memberikan kesan buruk sehingga seakan-akan rapat tersebut tidak bermanfaat. Banyak waktu yang terbuang untuk menghadiri rapat tersebut. Hal ini dianggap sia-sa karena:
a. sering rapat diadakan tanpa kriteria yang jelas atau dipahami untuk apa rapat tersebut dilakukan;
b. acara rapat sering tidak dipersiapkan dengan seksama dan apabila di dalam rapat tersebut terdapat agenda, maka pembicaraan-pembicaraan di dalam rapat sering menyimpang dari agenda yang telah ditetapkan;
c. kriteria tentang siapa yang akan diundang hadir dalam rapat tersebut masih ambigu, sehingga kerap kali menghadirkan orang yang tidak ada hubungan dengan pelaksanaan tugasnya dengan materi yang dirapatkan.
d. kuota peserta rapat pun sering tidak ditentukan sehingga dihadiri terlalu banyak orang.
e. dalam rapat, pemimpin tertinggi yang hadir sering terlalu mendominasi jalannya rapat (berbicara terlalu lama dan terlalu banyak) sehingga terkesan menjadi briefing karena yang hadir tidak diberi kesempatan untuk berbicara;
f. sering waktu pembukaan dan penutupan rapat tidak ditaati sedang para pejabat yang lebih rendah diwajibkan datang tepat pada waktunya dan baru boleh pergi apabila rapat tersebut telah selesai;
g. rapat sering diadakan tanpa adanya perencanaan waktu yang matang dan diadakan dengan mendadak.
Rapat tentunya diorganisir oleh seorang pimpinan. Untuk dapat melakukan rapat dengan baik maka pimpinan juga harus mengetahui dan mengerti cara mengorganisir rapat. Ada dua hal utama yang perlu diketahui oleh seorang pimpinan dalam mengorganisir suatu rapat. Dua hal itu adalah:
a. Persiapan-persiapan di muka.
Persiapan-persiapan di muka ini meliputi:
1) Agenda
2) Working Paper
3) Jumlah peserta rapat
4) Alat pembantu lainnya
b. Pemimpin rapat.
Pemimpin rapat yang baik adalah seseorang yang berkarakter sebagai berikut:
1) Dia harus seorang yang aktif, mampu memberikan bimbingan dengan tegas.
Sikap ini sangat dibutuhkan untuk mencegah pembicaraan yang menyimpang dari agenda dan waktu yang telah ditentukan. Untuk menjalankan hal ini tidaklah mudah karena sangat diutamakan menjaga perasaan orang yang ditegur.
2) Dia harus dapat diterima oleh seluruh peserta rapat sebagai pemimpin.
Seorang pemimpin yang dapat dikatakan pemimpin yang berkredibelitas apabila pemimpin tersebut dapat diterima sebagai pemimpin dikarenakan kemampuannya dalam bidang tugas pokok organisasi (formal leader) maupun dalam hal kemampuannya memelihara hubungan baik dengan orang lain termasuk bawahannya (informal leader).
3) Dia adalah seorang yang jika menjadi anggota dan bukan pemimpin rapat, berbicara dengan jelas dan to the point. Artinya, apabila seseorang berbicara-dan mungkin juga mendominasi pembicaraan-hanya karena dia yang menjadi pimpinan rapat, orang yang demikian tidak dapat dikatakan sebagai seseorang yang baik untuk memimpin rapat.
4) Dia harus seseorang yang mempunyai integritas.
Artinya disamping kemauan dan kerelaan untuk memberikan kesempatan sebanyak mungkin kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, pimpinan rapat perlu mempunyai sifat yang berpendirian kuat, konsekuen dalam setiap apa yang dikatakannya dan tidak mudah terombang-ambing oleh suasana sekelilingnya.
5) Mempunyai keterampilan yang tinggi serta sistematis dalam memecahkan masalah dan dalam memimpin diskusi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar